نظام ارجاعات در دانشگاه آزاد؛ هر دانشجو دارای یک «حامی» برای تسهیل امور غیرآموزشی

به گزارش خبرنگار سفیر سبز، جلسه شورای اداری دانشگاه آزاد اسلامی استان خوزستان با حضور داریوش جاوید معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی دانشگاه آزاد اسلامی، شهرام لک رئیس دانشگاه آزاد اسلامی استان خوزستان و معین رئیس دانشگاه آزاد اسلامی در استان‌های خوزستان و ایلام، رؤسای واحد‌های دانشگاهی استان خوزستان، مدیرکل حراست سازمان مرکزی و مدیران حراست واحد‌های استان خوزستان در ساختمان پژوهش دانشگاه آزاد اسلامی واحد بین‌المللی اروند برگزار شد.

معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی دانشگاه آزاد اسلامی در این نشست اظهار کرد: افتخار می‌کنم که از یک استاد سر کلاس، مدیرگروه، معاون و رئیس واحد بوده‌ام و شرایط دانشگاه آزاد اسلامی را از نزدیک لمس کرده‌ام. شرایط این دانشگاه از سال ۱۳۹۸ تا ۱۴۰۳ به‌طور چشمگیری تغییر کرده است.

جاوید بیان کرد: اوایل سال ۱۳۹۸-۱۳۹۹، آمار دانشجویان به ۹۰۰ هزار نفر کاهش یافت، در حالی که ۳۷ هزار کارمند در دانشگاه مشغول به کار بودند؛ یعنی به ازای هر کارمند، ۲۲ دانشجو وجود داشت، در حالی که نسبت استاندارد در دانشگاه آزاد اسلامی باید یک به ۵۰ باشد، اما با عنایات الهی و اجرای سیاست‌های تحول‌گرا، این چالش به فرصتی برای رشد تبدیل شد، به‌طوری که در دو سال گذشته تعداد دانشجویان از ۹۰۰ هزار به یک‌میلیون و ۴۳۰ هزار نفر افزایش یافته است.

وی به سه محور اساسی در تغییرات ساختاری دانشگاه ازجمله تحول اداری، نظام مکاتبات و نظام ارجاعات اشاره کرد و با اشاره به تغییرات گسترده در نظام ارتباطی دانشگاه با دانشجویان متذکر شد: با اجرای نظام ارجاعات، دیگر نیازی به مراجعه حضوری دانشجو به دانشگاه برای امور غیرآموزشی نیست، در این طرح، هر دانشجو یک «حامی» در دانشگاه دارد که وظیفه راهنمایی و پاسخگویی به او را برعهده دارد.

معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی دانشگاه آزاد اسلامی یادآور شد: هر کارمند، به‌عنوان حامی بین ۲۵۰ تا ۶۰۰ دانشجو را تحت پوشش دارد، در صورتی که حامی قادر به پاسخگویی نباشد، از کارشناسان آموزشی که به عنوان «پشتیبان» تعریف شده‌اند، کمک خواهد گرفت.

جاوید توضیح داد: این فرآیند از طریق ایمیل سازمانی انجام می‌شود و موجب تسهیل و تسریع امور دانشجویان خواهد شد.

وی از ایجاد معاونت جدیدی با عنوان «معاون رئیس واحد دانشگاهی» خبر داد و افزود: حامیان در این معاونت سازماندهی خواهند شد و عملکرد آنها از طریق پنل مدیریتی تحت نظارت رؤسای واحدها، استان و سازمان مرکزی قرار خواهد گرفت.

معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی دانشگاه آزاد اسلامی با اشاره به نظام مکاتبات گفت: در نظام جدید مکاتبات دانشگاهی، پنج سطح سازمانی شامل راهبر، دستیار، دبیر، کاردار و کارور تعریف شده است. در این ساختار کاردار و کارور دیگر کارتابل اداری ندارند و ارتباطات آنها از طریق ایمیل سازمانی انجام خواهد شد. سه سطح بالاتر (راهبر، دستیار و دبیر) همچنان از کارتابل مکاتبات استفاده می‌کنند و این سیستم، امنیت مکاتبات اداری را افزایش داده و از ارسال نامه‌های غیرضروری جلوگیری می‌کند.

جاوید در بخش دیگری از سخنان خود با اشاره به «نظام تحول اداری» در فرآیندهای دانشگاه آزاد گفت: تمامی فرآیند‌های اداری دانشگاه در ۱۰۳ فرآیند خلاصه و تعریف شده، در این ساختار جدید، راهبران مستقیماً اطلاعات مورد نیاز خود را از هم‌سطحان دریافت می‌کنند و بدین ترتیب سلسله‌مراتب اداری تسهیل می‌شود.

وی همچنین به اجرای نظام رتبه‌بندی کارکنان اشاره کرد و افزود: در الگوی جدید، رتبه‌بندی کارکنان به نحوی انجام می‌شود که در صورت تغییر پست، رتبه کارمند ثابت مانده و بهپست جدید انتقال می‌یابد. این نظام موجب افزایش شفافیت، کاهش هزینه‌ها و انضباط مالی در دانشگاه خواهد شد.

هوش مصنوعی در دانشگاه آزاد اسلامی؛ از تهدید تا فرصت

معاون توسعه مدیریت و منابع انسانی دانشگاه آزاد اسلامی تأکید کرد: در سیستم‌های آموزشی که مبتنی بر منابع نفتی نیستند، اگر تحولات براساس نیاز‌های روز انجام نشود، رشد و پیشرفت امکان‌پذیر نخواهد بود. ما همواره از هوش مصنوعی به‌عنوان یک تهدید یاد می‌کردیم، اما امروز باید این فناوری را به فرصتی برای پیشرفت تبدیل کنیم. از شما، به‌عنوان مدیران دانشگاه آزاد اسلامی، انتظار می‌رود مشکلات را شناسایی کرده و برای حل آنها راهکار ارائه دهید.

سه محور کلیدی تحول در دانشگاه آزاد اسلامی

جاوید، سه تغییر مهم را که در دانشگاه آزاد اسلامی در حال اجراست، مورد تأکید قرار داد: نظام تحول اداری (کاهش سلسله‌مراتب اداری و امکان ارتقای کارکنان براساس مهارت و رتبه‌بندی (ماهر، خبره، ممتاز)، نظام مکاتبات اداری (یکپارچه‌سازی سامانه‌ها)، دسترسی به اطلاعات موردنیاز از طریق یک سیستم متمرکز و نظام ارجاعات (ارتباط مستقیم دانشجو با کارمند (طرح حامی) و کاهش مراجعه حضوری دانشجویان به دانشگاه برای امور غیرآموزشی.

در حاشیه این جلسه با توجه به بند ۱۱ مصوبه ۷۲۱ شورای عالی انقلاب فرهنگی و اتمام حکم دو عضو هیئت‌ امنای استان خوزستان، فواد مکوندی رییس واحد شوشتر و دکتر پرویز عسکری رییس واحد آبادان از بین ششکان